Los atributos principales de una Oficina Innovadora


En el clima empresarial acelerado y competitivo de hoy, es esencial atraer y retener a los mejores talentos, especialmente a aquellos con pensamiento disruptivo e innovador. Para esto, las empresas deben hacer esfuerzos por diseñar un centro de labores vanguardista y enfocado en el futuro y los nuevos sistemas de trabajo para mover la aguja a su favor.

El lugar de trabajo no solo es la base de la visión, las aspiraciones y la expresión de la marca de una organización, sino que también debe usarse estratégicamente para generar una mejor experiencia para los colaboradores y clientes que lo visitan. Pasamos más de la mitad de nuestro día consciente en una oficina, así que el diseño de esta es determinante en las sensaciones que genera.

Colocamos cuatro atributos inspirados en los lugares de trabajo más innovadores, tomados de un artículo de Knowledge Leader, realizado por Michelle Cleverdon:

PROPÓSITO

Con la aparición de la economía colaborativa y el auge del coworking, los trabajadores se sienten cada vez más cómodos al cambiar de trabajo con mayor frecuencia, en comparación con las generaciones anteriores. Basta con mirar los índices de rotación de nuestras empresas. Los colaboradores de hoy en día eligen trabajar con organizaciones en las que se sientan empoderados para tener un impacto, donde creen en el beneficio del producto o servicio y donde se sienten identificados con la cultura de la empresa. Las personas talentosas deciden trabajar para empresas con propósitos específicos.

La empresa social –a veces llamada “capitalismo consciente”– también se está convirtiendo en un factor para atraer y retener a los mejores, ya que muchas personas desean ser parte de algo más grande y aprovechar los recursos de la compañía como plataforma para el cambio en sus propias ciudades e incluso más allá de ellas. Los consumidores cambian cada vez más sus hábitos de compra, alineándose a productos y servicios donde parte de las ganancias se dona a buenas causas. Esto inspira aun más a los empleados a estar orgullosos de su trabajo y su organización.

En cuanto al diseño, años atrás las decisiones inmobiliarias tenían como foco principal la eficiencia y ahorro de costos; sin embargo, hoy, se centran más en el ser humano, con énfasis en la creación de un entorno donde los trabajadores puedan prosperar. A su vez, se basa en la premisa: “si es bueno para la gente, es bueno para el negocio”. Así, se estima que el 90% de los gastos mensuales de una oficina es la planilla, es decir, el mayor asset de un negocio es el ser humano.

Por otro lado, muchas compañías no solo brindan un equilibrio entre espacios abiertos y cerrados, sino también piensan en la sostenibilidad y el bienestar de los empleados a través de la ergonomía, por ejemplo. El uso de una silla ergonómica puede aumentar en alrededor un 7% al día de trabajo efectivo o concentrado. Otros factores que toman en cuenta son la luz natural, la vegetación interior, el acceso a opciones de alimentos saludables, la reducción del estrés con espacios de concentración, etc. Incluso, algunas oficinas emplean estrategias biofílicas avanzadas como la iluminación circadiana en interiores que reproduce los ritmos y colores naturales del sol.

FLEXIBILIDAD

Los trabajadores tratan de tener opciones y recursos para poder elegir cuándo, dónde y con quiénes trabajan, o también las herramientas que utilizan. La flexibilidad de poder contar con más opciones hace que el lugar de trabajo sea más innovador, y esto se logra, por lo general, gracias a la tecnología.

Si bien la ubicación de la oficina es muy importante, cuando buscan nuevas oportunidades, los colaboradores son más felices si puedan equilibrar su vida laboral y personal. Como resultado, algunos de los beneficios más buscados incluyen horarios flexibles, la capacidad de trabajar de forma remota, en diferentes tipologías de mobiliario y acceder a los últimos dispositivos y tecnología.

Entonces, la flexibilidad en acción consiste en construir un centro de labores dinámico que equilibre el trabajo individual y grupal, los espacios abiertos y cerrados, y las herramientas tecnológicas que optimizan la eficiencia y el deseo de utilizar el espacio de manera flexible. Son los líderes quienes deben modelar los comportamientos deseados de uso del espacio para de esta manera “autorizar” a los demás y capacitarlos para tomar decisiones conscientes sobre dónde trabajarán mejor.

En este punto, también se deben considerar los factores ambientales, como la capacidad de caminar, el acceso a servicios, transporte público, estacionamientos y el costo de la vida. Todos estos son tan importantes hoy en día como el acceso a centros sociales para enriquecer la vida de los trabajadores incluso fuera de la oficina.

ELASTICIDAD

Las nuevas tecnologías, las tendencias cambiantes en las prácticas laborales, la agregación de datos, la robótica y la automatización son innovaciones inevitables, que plantean preguntas sobre cómo diseñar una oficina en un futuro incierto.

La elasticidad es la capacidad de un lugar de trabajo para adaptarse y cambiar al futuro a medida que llega. Y no solo en cuanto al espacio físico, sino también a las formas de gestionarlo.

Un panorama variado de entornos, dentro de zonas fijas y flexibles, proporciona un marco para que las organizaciones brinden elasticidad a sus trabajadores y equipos a medida que crecen y cambian.
Otro aspecto de la elasticidad es el uso más fluido del espacio. Las empresas consideran los beneficios de los bajos niveles de uso compartido del escritorio y espacios multipropósito, los cuales permiten que las distintas áreas se utilicen para diferentes tareas a lo largo del día. Este modelo de compartir una zona versus poseerla acomoda los modos de trabajo cambiantes para un mayor número de personas y hace que el uso de los espacios sea más efectivo, además de proporcionar autonomía y optimización de la productividad individual. En una economía donde el costo de los metros cuadrados empezarán a ir cuesta arriba, el uso eficiente del espacio es primordial para el éxito de la operación.

TECNOLOGÍA

Actualmente, la inteligencia artificial presenta múltiples ventajas en distintos sectores. Existe tecnología inteligente para el hogar (domótica) así como para la oficina, una tecnología interactiva y predictiva que, a través de la acumulación de datos sobre nuestro estilo de vida, por ejemplo, puede generar autonomía en nuestro día a día.
La tecnología inteligente puede responder al dispositivo (llave o tarjeta) de un colaborador y cambiar la iluminación o la temperatura en función de las necesidades y preferencias de esta persona. También permite la programación de espacios de trabajo compartidos de manera manual o intuitiva, ya que la tecnología predictiva puede sincronizar los calendarios de los trabajadores para encontrar el espacio adecuado para reuniones específicas mediante el uso de algoritmos.
La tecnología está convirtiendo el lugar de trabajo en un socio interactivo y en una herramienta de productividad.

En conclusión, las oficinas más innovadoras son más que un lugar. Son la alineación de la tecnología, la cultura, los valores, las iniciativas de bienestar, la habilitación de recursos humanos y la expresión de la marca, con esfuerzos deliberados para apoyar los comportamientos que impulsan la misión de la organización. Por ejemplo, las startups establecidas en un garaje pueden proporcionar un excelente ambiente de trabajo, incluso hay empresas de mobiliario que ya diseñan módulos especiales para este rubro, mientras que algunas oficinas con hermosos espacios crean un ambiente de trabajo tóxico debido a políticas y cultura desorganizadas.

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