Nuevos espacios en las oficinas, diseñadas para una nueva tipología de colaboradores, es lo que ofrecen las empresas en el regreso al trabajo presencial.

¿Las oficinas volverán a ser como eran antes del Covid-19? Es la pregunta que se hacen todas las empresas que se vieron en la necesidad de enviar a parte de sus colaboradores, o incluso a todo ellos, a trabajar desde casa producto de la pandemia.

Con la reducción de los contagios y la amplia cobertura de la vacunación contra ese mal, cada vez más empleadores están disponiendo el regreso paulatino de su personal a las oficinas.

Muchas de ellas han reorganizado los ambientes de sus oficinas para recibir de vuelta a sus colaboradores, pero considerando las precauciones sanitarias para evitar contagios.

Para ello, las empresas han tenido que adecuar la nueva tipología de trabajo que han experimentado los colaboradores en los últimos dos años, en los cuales la decisión de “dónde trabajar” no fue necesariamente elección del empleador sino del empleado.

Todo lo anterior ha originado la necesidad de cambiar el concepto del Open Space, imperante en las oficinas antes de la pandemia, para pasar a proponer espacios cerrados y con una finalidad más utilitaria, pero a la vez más social y flexible.

Con la pandemia, y las precauciones para los contagios, lo que está sucediendo en el mercado es que ya no hay oficinas privadas; es decir, los espacios unipersonales se han reducido considerablemente para dar espacio a los de socialización y reunión. Después de todo, en una primera instancia los empleados van a la oficina para reunirse y socializar.

Si bien aún existe un cierto porcentaje de Open Space en las oficinas, este se ha reducido para darle más cabida a los espacios cerrados. Pero estos ya no son tipo 1 a 1, sino que se han convertido en espacios de colaboración, como salas de reuniones, salas tipo focus, etc. Aquí, prácticamente, el trabajador escoge dónde trabajar.

Esto va de acuerdo con la dinámica actual, que difiere de la anterior donde el empleado iba a su escritorio, trabajaba todo el día y se paraba de su asiento apenas para reunirse. Ahora, la idea es que el empleado llegue a la oficina y elija dónde sentarse, de acuerdo a estos espacios nuevos y a las características de su trabajo.

Nuevas tipologías de trabajo

Sobre este tema es preciso resaltar las nuevas metodologías de trabajo y los diferentes espacios relacionados con ellas, que pueden ser Open Space o no.
La realidad actual de los centros laborales y de sus ocupantes es que la pandemia, el trabajo en remoto y el regreso a la oficina han perfilado, como propone el arquitecto estadounidense Clive Wilkinson, tres tipos de colaboradores, dependiendo de las características y las necesidades de su trabajo.

En primer lugar, tenemos a los empleados ancla, que por su misma naturaleza de trabajo deben ir todos los días a la oficina, en horario completo. Tenemos también a los conectores, que dividen su tiempo entre la oficina y su domicilio. Y hay por último los navegadores, que efectivamente van solamente para reuniones o trabajo en grupo.

En el caso del empleado ancla, al estar todo el día en la oficina, de acuerdo con las necesidades de su trabajo puede elegir los espacios para llevarlo a cabo. En la mañana quizá deba responder una llamada y se sienta en una cabina de teléfono por media hora. Luego debe trabajar en una hoja de cálculo y se sienta con su lap top en un espacio de concentración.

Posteriormente, tiene una reunión de estrategia con su jefe y se sienta con él en una salita de dos o de cuatro personas. Al final del día tiene una reunión con el personal de su área y acudirá a una sala de reunión amplia, para ocho personas.

Y antes de ir a casa, debe revisar correos y se acomoda en una mesa colaborativa. Algo parecido sucederá con los empleados llamados conectores.

Por su parte, los navegadores, que únicamente van a la oficina a socializar o asistir a reuniones, ocuparán para ello salas de reunión cuyo tamaño dependerá del número de personas a reunirse. Y al final del día puede que deban responder correos y se sienten en una mesa colaborativa.

Nuevos espacios para nuevas necesidades

Vistos estos nuevos tipos de trabajador, Wilkinson propone nuevos espacios que respondan a las características de su trabajo, así como a las necesidades de la empresa misma, que durante la pandemia ha visto restringida la socialización de sus colaboradores y, por ende, la cultura misma de la organización.

Uno de estos tipos de espacios se define como Hot Spaces, propuestos para ubicarse en el centro físico de la oficina, y que puedan servir para que los trabajadores no solo lleven a cabo sus labores cotidianas, sino también acudan a reuniones, almuercen o simplemente tomen un café y socialicen.

Otro tipo de espacios se denomina Cool Zones y sirven para que los empleados tipo ancla se enfoquen en su trabajo diario. Aquí se proponen salas amplias, a manera de salas de biblioteca, con escritorios cerrados, también conocidos como salas de concentración.

Por último, se proponen las zonas In Between, o zonas de transición. que conjugan las áreas de recepción de visitantes con las áreas compartidas de la oficina para el libre tránsito. En estas últimas hay cabinas donde los empleados pueden recibir llamadas telefónicas, además de espacios para conectar la lap top y tener reuniones breves.

¿Qué es el Open Space?

La propuesta de Open Space se basaba en la apertura: todos los espacios de la oficina son abiertos y todos los colaboradores trabajan en comunidad; los espacios cerrados están destinados solo para oficinas privadas o salas de reuniones.

Ventajas de los nuevos espacios

Una de las ventajas de esta nueva disposición de espacios es que ofrecen mayor flexibilidad, y es un buen punto medio entre trabajar desde casa, en la mesa del comedor por ejemplo, y trabajar de manera rígida como era antes en la oficina.

Permiten además cierta libertad a la hora de elegir el espacio adecuado de acuerdo a las labores del día y a la tipología del trabajo que cada colaborador tenga.

Otra de las ventajas es que fomentan la colaboración entre los empleados, creando espacios de conversación por ejemplo, gracias a los cuales se aligera mucho el tema del trabajo. Ya no es necesario contestar tantos correos o perder tanto tiempo en reuniones por videoconferencia, en donde hay que esperar a que se conecten todos los participantes para iniciar la reunión.

Así, los nuevos espacios crean una manera mucho más eficiente de trabajar, y permiten además satisfacer las necesidades de los colaboradores dentro de la oficina, desde el espacio concentrado hasta los espacios de encuentro y socialización.

De esta manera además la cultura laboral, restringida y replanteada por efectos de la pandemia, tiene la oportunidad de regenerarse y fortalecerse con el regreso así propuesto de los colaboradores a las oficinas.